شرایط سردفتر اسناد رسمی، مسوولیت ها و وظایف

آزمون سردفتری 1401 نزدیک است و ممکن است این سوال برای شما نیز مطرح باشد که شرایط شرکت در آزمون سردفتری اسناد رسمی چیست و چه افرادی  می توانند در آزمون سردفتری اسناد رسمی شرکت نمایند.
 

در اینجا نگاهی داریم به قانون و مقررات مربوطه اما در عین حال متذکر می شویم که ملاک برای اتخاذ تصمیم نهایی، آگهی آزمون سردفتری جدید خواهد بود.
1- بر اساس قانون اشخاص زیر می توانند در آزمون سردفتری اسناد رسمی شرکت نمایند:
 
- اشخاصی كه دارای کارشناسی حقوق قضائی و فقه و مبانی حقوق اسلامی باشند.
 
- كسانی كه دارای دو سال سابقه خدمت قضایی یا وكالت پایه یك دادگستری باشند.
 
- سایر كارشناسی­ها به شرط داشتن سه سال سابقه دفتریاری.
 
- اشخاصی كه از مراجع مسلم، دارای تصدیق اجتهاد طبق آیین‌نامه‌ای كه به تصویب وزارت دادگستری می‌رسد، باشند.
 
- دفتریارانی كه دارای گواهی قبولی امتحان مخصوص سردفتری و دفتریاری موضوع شق سوم ماده 10 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 باشند به شرط داشتن پنج سال سابقه دفتریاری.
 
- دفتریارانی كه دارای دیپلم كامل متوسطه باشند به شرط داشتن هفت سال سابقه دفتریاری اول.
 
- دفتریاران اول كه در تاریخ تصویب این قانون شاغل بوده و 15 سال سابقه دفتریاری اول اعم از تناوب و یا مستمر داشته باشند.
 
2- سن سردفتران اسناد رسمی در بدو اشتغال نباید از 24 سال كمتر و از 50 سال بیشتر باشد.
 
3- اداره كل امور اسناد و سردفتران سازمان ثبت اسناد و املاك كشور مرجع تشخیص و احراز شرایط مذكور می‌باشد.

مسوولیت های سردفتر اسناد رسمی 

 سردفتر اسناد رسمی در انجام وظایف شغلی خود ملزم به رعایت قوانین، مقررات و نظامات شغلی می باشد و در صورت عدم رعایت، حسب مورد مسوول خواهد بود.
سه نوع مسوولیت کلی برای سردفتر قابل تصور است:
الف- مسوولیت حقوقی (مدنی) : یعنی اگر بر اثر تقصیر یا اشتباه موجب وارد آمدن خسارت به فردی شود، ملزم به جبران آن است.
ب- مسوولیت کیفری (جزایی): انجام فعل مجرمانه (نظیر جعل یا تبانی) در این حوزه قرار می گیرد.
ج- مسوولیت اداری (انتظامی): رعایت نظامات حرفه ای و مقررات شغلی جزو مسوولیتهای سردفتران است.
د- مسوولیت قانونی: منظور مسوولیت هایی است که قانون برعهده سردفتر گذاشته و ماهیت شغلی و کاری او را شامل می شود. مثل وصول مالیات و یا اخذ عوارض.
اکنون این پرسش مطرح است که چنانچه در هریک از این بخشها تخلفی روی دهد چه تبعاتی خواهد داشت؟ 

تبعات بی توجهی نسبت به مسوولیت های سردفتری

 اگر سردفتر در انجام وظایف خود مرتکب یکی از جرایم (مثل جعل) شود، مسوولیت جزایی داشته و در محاکم عمومی به جرم او رسیدگی خواهد شد.
در حالت دیگر چنانچه سردفتر در ضمن انجام وظایف خود،مرتکب تقصیر یا اشتباه شود(مثل عدم ذکر پارکینگ در سند انتقال آپارتمان) و از این فعل او، به دیگر خسارتی وارد شود، سردفتر مسوولیت حقوقی داشته و در محاکم عمومی پاسخگو خواهد بود و باید جبران نماید.
و در حالت سوم اگر سردفتر در انجام وظایف خود نظامات شغلی و بخشنامه ها و دستورالعمل های صادره را رعایت نکند (مثل عدم رعایت ارسال خلاصه معامله به اداره ثبت) در محاکم انتظامی سردفتران محاکمه خواهد شد.
توجه داشته باشید که در صورت ارتکاب برخی جرایم یا تخلفات اداری و با حکم مراجع صالح، سردفتر اسناد رسمی به مجازات انفصال دائم محکوم و بدین ترتیب ارتباط وی با دفترخانه قطع خواهد شد.
 دفاتر اسناد رسمی توسط بازرسین سازمان ثبت، کانون سردفتران، وزارت دارایی و سازمان بازرسی کل کشور مورد بازرسی دوره ای قرار می گیرد. در صورت تخلف سردفتر و تایید آن توسط بازرسین، صدور کیفر خواست با دادستان انتظامی خواهد بود.
 

نکاتی در خصوص تخلفات سردفتر اسناد رسمی

 1- اگر تخلف جنبه ی مجرمانه نیز داشته باشد، مراتب به مراجع صالح قضایی اعلام خواهد شد.
2- رسیدگی به تخلفات انتظامی در دادگاه بدوی و حسب مورد در دادگاه تجدید نظر سردفتران خواهد بود.
3- حداقل مجازات اداری سردفتران، «توبیخ کتبی با درج در پرونده» و حداکثر آن «انفصال دائم» است.
4- مرور زمان نسبت به تعقیب انتظامی و تخلفات سردفتر ۲سال از تاریخ وقوع امر است.

 وظایف سردفتر اسناد رسمی

1- مهمترین وظیفه ی سردفتر اسناد رسمی، تنظیم و ثبت اسناد طبق قوانین، مقررات و نظامات حاکم می باشد.
2- احراز هویت متعاملین با شخص سردفتر است که از طریق شناسنامه یا کارت ملی انجام می شود.
3- احراز اهلیت و مالکیت طرفین در تنظیم اسناد با سردفتر می باشد.
4- سردفتر در تنظیم اسناد باید قوانین، مقررات، نظامات شغلی، نظم عمومی و اخلاق حسنه را رعایت کند. مثلا تنظیم سند اجاره ملک برای انجام کارهای غیر اخلاقی بر خلاف اخلاق حسنه است.
5- اگر سردفتر در تنظیم سند دچار شک و تردید شود باید از تنظیم آن خودداری و از امور اسناد سازمان ثبت استعلام نماید.
6- تنظیم اسناد راجع به محجورین، اشخاص بی سواد، کور، کر، لال، گنگ، اتباع خارجی و … تابع نظامات خاصی است.
7- امضا متعاملین، سردفتر و دفتریار باید در یک جلسه باشد.
8- هنگام تنظیم اسناد انتقال یا صلح یا … سردفتر باید از مراجع ذیصلاح مثل اداره ثبت، دارایی، شهرداری، جهاد کشاورزی و … حسب مورد استعلام نماید.
9- سران دفاتر موظفند ظرف مهلت های قانونی مقرر، پاسخ استعلامات مقامات و مراجع صالح را برای آنها ارسال نمایند.
10-علاوه بر تنظیم اسناد، سایر خدمات از جمله گواهی امضاء، گرفتن امانات، دادن رو نوشت، فسخ و اقاله معاملات، وصول مطالبات دولتی و … از دیگر وظایف دفاتر اسناد رسمی می باشد.
11- سردفتر ملزم به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین است مگر اینکه مفاد و مدلول سند مخالف قوانین و مقررات موضوعه، نظم عمومی یا اخلاق حسنه باشد.
12- در صورتیکه سردفتر از قانون تسهیل تنظیم اسناد استفاده می کند حتما باید مراتب را به متعاملین اعلام و در سند نیز قید نماید.
13- در خصوص نقل و انتقال اموال غیر منقول، اخذ استعلام ثبت الزامی است و رضایت طرفین در عدم دریافت تاثیری ندارد.
14- سردفتر و دفتریار اول، ملزم هستند به صورت مستمر در محل دفترخانه حضور داشته باشند و در صورت عدم حضور، باید از ثبت محل مرخصی بگیرند. 

دوشغله بودن سردفتر اسناد رسمی

 سردفتر اسناد رسمی نمی تواند همزمان در مشاغل عمومی و دولتی، قضاوت، وکالت و مشاوره حقوقی فعالیت کند لیکن می تواند در دانشگاهها و موسسات آموزش عالی تدریس نماید.

طبق قانون، تصدی شغل دیگر برای کارمندان دفاتر اسناد رسمی ممنوع است و در صورت اثبات، ابلاغ فرد باطل می‌شود. طبق اعلام رسمی مسوولین، در آزمون سردفتری سال‌های ۸۶ و ۸۷ ابلاغ حدود ۴۰۰ نفر از افراد به دلیل اینکه شاغل بودند باطل شده است. توجه داشته باشید که با داشتن شغل سردفتری، حتی وکالت نیز ممنوع است.

در پایان اگر داوطلب آزمون سردفتری سال 97 هستید، می توانید با دانلود سوالات آزمون سردفتری اسناد رسمی سالهای گذشته از طریق لینک زیر، از هم اکنون برای آمادگی آزمون سردفتری 97 اقدام نمایید.