|
بسیاری از ما می دانیم که می توانیم زمان مان را بهتر و موثرتر مدیریت کنیم ولی شناسایی اشتباهاتی که می کنیم و دانستن روش بهبود مدیریت زمان سخت است. وقتی به خوبی زمان را مدیریت کنیم، در کار خود بهره وری داشته و استرس مان هم کاهش می یابد. ما می توانیم به پروژه های جالب و با بازدهی بالا که روند متفاوتی را در شغل مان ایجاد می کند، زمان اختصاص دهیم. در نتیجه خوشحال تر خواهیم بود.
در این مقاله به اشتباهات رایج در مدیریت زمان و روش ها و توصیه های موجود برای غلبه بر آنها اشاره می شود.
اشتباه اول : تهیه نکردن لیست کارهایی که باید انجام دهید.
آیا از اینکه بخش های مهمی از کارتان را فراموش می کنید، احساس خوبی ندارید؟ اگر اینطور است، احتمالا لیست کارهای خود را تهیه نکرده اید. ( اگر کرده اید پس حتما به شکل موثری از آن استفاده نکردید.) با کمک این لیست، کارهای خود را اولویت بندی می کنید. اگر در لیست خود پروژه های بزرگی دارید، آنها را به کارها و مراحل عملی و خاص تقسیم کنید که چیز مهمی را فراموش نکنید.
اشتباه دوم : هدفگذاری شخصی نکردن
آیا می دانید 6 ماه آینده کجا خواهید بود؟ 1 سال بعد چطور؟ 10 سال بعد چطور؟ اگر جواب منفی است، پس باید برای خود هدفگذاری کنید. هدفگذاری برای مدیریت خوب زمان ضروری است زیرا اهداف، مقصد نهایی را که باید به سمت آن پیش بروید را مشخص می کند. وقتی بدانید به کجا می خواهید بروید، اولویت ها، زمان و منابع خود را برای رسیدن به آن مدیریت می کنید. اهداف کمک می کند بفهمید، چه چیزی ارزش دارد برایش وقت بگذارید و چه چیزی نه. برای هدفگذاری صحیح می توانید از تئوری های موجود در این حوزه استفاده کنید.
اشتباه سوم : اولویت بندی نکردن
اغلب چگونه اولویت بندی کردن کارها مشکل است به خصوص وقتی با انبوهی از وظایف به ظاهر فوری، روبرو هستید. اگر می خواهید زمان خود را به خوبی مدیریت کنید، باید یاد بگیرید چگونه به شکلی موثر کارهای خود را اولویت بندی کنید. یکی از ابزار کمک کننده شما، "ماتریس فوری/ مهم" است که تفاوت کارهای فوری و مهم را به شما آموخته و یاد می دهد بر تمایل به انجام کارهای فوری غلبه کنید. "ماتریس اولویت بندی کارها" هم یک ابزار مفید دیگر است. اگر تفاوت بین کارهای با بازده بالا، اولویت بالا یا ارزش پایین را بفهمید، بهتر می توانید در طول روز زمان خود را مدیریت کنید.
اشتباه چهارم : مدیریت نکردن حواس پرتی ها و عدم تمرکزها
آیا می دانید برخی از ما بیش از دوساعت از روز خود را به دلیل حواس پرتی ها از دست می دهیم. فکر کرده اید اگر این زمان ها باز می گشت، چه کارهایی در این زمان می توانستید انجام دهید؟ چیزهایی مانند ایمیل ها، اتاق های چت، همکاران، تلفن های مشتریان معمولا حواس پرتی در ما ایجاد کرده و ما را از روند صحیح کار دور می کنند. اگر بخواهید روز خود را کنترل کرده و به بهترین شکل کار انجام دهید، باید یاد بگیرید این عوامل حواس پرتی را شناسایی و حداقل کنید. برای مثال زمانی که احتیاج به تمرکز دارید، برنامه چت خود را ببندید. همچنین باید یاد بگیرید چگونه تمرکز خود را زیاد کنید.
اشتباه پنجم : به تعویق انداختن
به تعویق انداختن وقتی رخ می دهد که شما انجام وظایفی را که باید روی آنها کاملا تمرکز کنید، به زمان دیگری موکول کنید. وقتی کاری را به تعویق می اندازید، از اینکه آن کار را شروع نکرده اید احساس گناه می کنید، از انجام آن کار می ترسید و در نهایت وقتی نتوانستید آن کار را به موقع انجام دهید، حاضرید هر کاری کنید تا آن جبران شود. برای این کار می توانید از تست های موجود برای فهمیدن اینکه به تعویق انداختن در زندگی شما یک مشکل است یا نه استفاده کنید. اگر بود با کمک استراتژی های مناسب این عادت را حذف کنید. برای مثال یک استراتژی مفید این است که به خودتان بگویید برای شروع یک پروژه 10 دقیقه زمان دارید. اغلب افرادی که کارها را به تعویق می اندازند، احساس می کنند باید کاری را از ابتدا تا انتها انجام دهند و این انتظار بالا باعث احساس سختی و نگرانی زیاد در آنها می شود. در عوض زمان کوتاهی برای شروع کار اختصاص دهید. همچنین می توانید پروژه های بزرگ را به مراحل اجرایی کوچک تقسیم کنید تا براحتی بدانید برای هر مرحله چه باید بکنید. این کار نگرانی شما در شروع پروژه را از بین خواهد برد.
اشتباه ششم : پذیرفتن بیش از حد تعهد و مسئولیت
آیا فردی هستید که نه گفتن به دیگران برایتان سخت است؟ اگر این طور باشد، احتمالا تعهدات و پروژه های زیادی در برنامه کاری خود دارید. این می تواند به عملکرد ضعیف، استرس و روحیه پایین منجر بشود. شما ممکن است فردی باشید که بر کنترل و انجام همه کارها توسط خودش تاکید داشته و برای انجام درست کارها به هیچ کسی اعتماد ندارد. به هر حال پذیرش تعهد و مسئولیت زیاد باعث می شود استفاده بدی از زمان خود کنید و کارتان را نیز معمولا با عجله و درهم انجام می دهید.
برای مقابله با آن باید یاد بگیرید به افراد بله بگویید ولی به وظایف نه. این مهارت کمک می کند در حالی که احساس خوبی در یک گروه دارید، بتوانید خود را ثابت کنید. از طرفی افرادی که در کارها به شما متکی اند و منتظر جواب بله تان هستند، یاد می گیرند که روی پای خود بایستند و تحت فشارهای مختلف خونسردی خود را حفظ کنند.
اشتباه هفت : اشتیاق به پرمشغله بودن
بعضی افراد دوست دارند که پر مشغله باشند. ضرب الاجل های نزدیک به موعد، ایمیل های بی پایان، کوهی از فایل های نیازمند به بررسی روی میز، جلسات متعدد و... مشکل اینجا است که اعتیاد به پرمشغله بودن به ندرت به معنای موثر و کارا بودن شما است. این تنها می تواند موجب استرس شما بشود. در عوض سعی کنید آرام باشید و زمان خود را بهتر مدیریت کنید.
اشتباه هشت : انجام چند کار به طور همزمان
برخی فکر می کنند اگر چند کار را همزمان بکنند، مثلا در حالی که به ایمیل ها پاسخ می دهند با مشتریان هم تلفنی صحبت می کنند، در وقت خود صرفه جویی می کنند. ولی واقعا اینطور نیست و کارها با دقت و کیفیت کمتری انجام می شوند. بهترین چیز این است که انجام همزمان چند کار را فراموش کنید و در عوض در هر زمان تنها روی یک کار متمرکز شوید. به این ترتیب کارهایی با کیفیت بالا انجام خواهید داد.
اشتباه نه : استراحت نکردن
این فکر خوبی است که 8 تا 10 ساعت در روز کار کنید به خصوص اگر باید پروژه ای را در زمان مقرر تحویل دهید. ولی امکان ندارد کسی بدون استراحت دادن به مغزش، بتواند کاملا متمرکز شده و کار با کیفیت انجام دهد. پس زمان های استراحت را زمان های به هدر رفته تلقی نکنید. آنها زمان های باارزشی را برای شما بوجود می آورند که می توانید خلاقانه و موثر کار کنید. اگر برایتان سخت است که کار را متوقف کنید، برای استراحت خود زمانبندی کرده یا زنگ هشدار برای یادآوری قرار دهید. به یک پیاده روی سریع بروید یا یک فنجان قهوه یا چای بنوشید یا فقط بنشینید و مدیتیشن کنید. سعی کنید هر یک یا دو ساعت، 5دقیقه استراحت کنید. زمان خوبی نیز برای ناهار اختصاص دهید، اگر گرسنه باشید نمی توانید با کیفیت کار کنید.
اشتباه ده : برای کارهای خود به صورت غیرموثری زمانبندی کنید.
آیا شما فردی صبحگاهی هستید؟ آیا در هنگام غروب خورشید، بیشترین انرژی را دارید؟ همه ما ریتم های مختلفی داریم و در ساعات خاصی از روز احساس می کنیم پرانرژی تر و بهره ورتر هستیم. با زمانبندی درست می توانید بهترین استفاده را از وقت خود بکنید به طوری که کارهای بااهمیت تر را در ساعات پرانرژی و کارهای کم اهمیت تر (مانند پاسخگویی به تلفن ها یا بررسی ایمیل ها) را در زمان هایی که انرژی کمتری دارید، انجام دهید.
|
تحقیق و ترجمه |
گروه روانشناسی مسیر ایرانی |
|
