مدیر خرید و تدارکات کیست؟

مدیر خرید و تدارکات مسئول اصلی خرید تجهیزات، کالا و خدمات برای شرکت می باشد. او با مقایسه قیمت ها و کیفیت کالاها و خدمات، بهترین و ارزشمند ترین آنها را برای شرکت تهیه می کند.

مدیریت خرید و تدارکات یکی از فعالیت های اصلی و ستادی هر سازمان یا شرکت در جهت رسیدن به اهدافش می باشد و تمامي امور مرتبط با خريد کالا و خدمات مورد نياز براي انجام تمامي فرايندها را در بر می گیرد. واحد خرید و تدارکات با تمامی بخش های شرکت در ارتباط است و به نوعی ارتباط شرکت با تامین کنندگان خارجی را برقرار می سازد. هدف اصلی مدیریت خرید و تدارکات، تهیه به موقع کالا، تجهیزات و خدمات برای بخش های مختلف و رفع نیاز آنها به منظور دستیابی به اهداف سازمانی است.
 
مدیر خرید و تدارکات با ایجاد ارتباط مناسب با بخش های مختلف از نیازهای آنها به کالا و تجهیزات و یا خدمات آگاهی می یابد. سپس با جستجوی وسیع در بازار و شناسایی تامین کنندگان موجود، بهترین آنها از نظر قیمت و کیفیت محصولات را انتخاب می کند. در برخی سازمان ها و شرکت های بزرگ برای انتخاب تامین کننده مورد نظر مناقصه یا مزایده برپا می شود و مسئول پیگیری و اجرای کلیه امور آن بر عهده مدیر خرید و تدارکات است.

البته امروزه با توجه متنوع شدن تامین کنندگان، شیوه های مختلف تامین کالا و خدمات و نوسان قیمت ها، فرآیند خرید کالا، تجهیزات و خدمات بسیار پیچیده و وظیفه مدیر خرید و تدارکات سخت تر شده است. تا آنجا که مباحثی مانند خرید و تدارکات بهنگام و به موقع در این حوزه بسیار مطرح و پر اهمیت هستند. نرم افزارهای مرتبطی که در بازار وجود دارد تا حد زیادی از این پیچیدگی ها می کاهند و کمک خوبی در جهت تهیه به موقع و درست کالا، تجهیزات و خدمات برای مدیر خرید و تدارکات می باشند.

 مدیر خرید و تدارکات باید در مذاکره و ایجاد ارتباط قوی بوده ، توانایی خوبی در کار با اعداد و ارقام و شم اقتصادی خوبی داشته باشد بسیار منظم و ساختار یافته عمل کند.

آنچه که مدیر خرید و تدارکات خریداری می کند، وابسته به نوع صنعت و حوزه ای است که در آن کار می کند. برای مثال :

• مواد خام و تجهیزات مهندسی برای یک شرکت ساختمانی

• تهیه موجودی عمده برای یک خرده فروش به منظور فروش

• مبلمان، لوازم التحریر و خدمات بهداشتی برای شرکتها و سازمانها

در سازمان های بزرگ معمولا مدیر خرید و تدارکات مسئول بخش خرید و هدایت تیم خرید شرکت است. ولی در شرکت های کوچکتر کلیه مسئولیت انجام کلیه کارهای واحد خرید و تدارکات بر عهده مدیر خرید و تدارکات می باشد.

ساعت کاری مدیر خرید و تدارکات معمولا مطابق با ساعات اداری رایج است. او گاهی در شرکت حضور دارد و گاهی برای بررسی بازار، مذاکره با تامین کنندگان و یا عقد قرارداد باید به خارج از شرکت برود.

 

وظایف مدیر خرید و تدارکات

• اطلاع از نیاز  واحدها و بخش های مختلف – در هر شرکتی معمولا بخش های مختلف نیازهای خود به کالا، تجهیزات و یا خدمات خاصی را به صورت دستی یا از طریق برنامه های نرم افزاری به واحد خرید و تدارکات اعلام می دارند.

• نظارت و پیش بینی موجودی انبار – در بسیاری موارد نیاز شرکت به کالا و تجهیزات روند ثابت و قابل پیش بینی ای دارد. مدیر خرید و تدارکات با توجه به سوابق قبلی با همکاری مسئول انبار، موجودی انبار را کنترل می کند تا به هیچ وجه موجودی انبار خالی نشود. در صورت نیاز هم خرید انجام می دهد.

• تحقیق کردن و شناسایی محصولات و تامین کنندگان – مدیر خرید و تدارکات با توجه به لیست کالاها، تجهیزات و خدمات مورد نیاز به شناسایی انواع آنها در بازار و تامین کنندگان می پردازد.

• ارزیابی مناقصه ها و مزایده ها برای انتخاب تامین کنندگان – در شرکت های بزرگ در مرحله انتخاب تامین کننده اصلی، مناقصه یا مزایده بین همه تامین کنندگان شناسایی شده برگزار می شود تا با توجه به شرایط اعلام شده از سوی آنها، بهترین مورد انتخاب شود. اجرا و نظارت این فرآیند، بر عهده مدیر خرید وتدارکات است.

• مذاکره بر سر قیمت و توافق روی قراردادها – مدیر خرید و تدارکات باید با توان چانه زنی خوبی که دارد روی قیمت قراردادها با تامین کنندگان به توافق برسد.

• اطمینان از ارسال به موقع خریدها به انبار توسط تامین کنندگان

• بررسی پرداخت ها و فاکتورها – مدیر خرید و تدارکات مسئول نظارت بر کارهای مالی است که در فرآیند خرید اتفاق می افتد. به عنوان مثال با بررسی فاکتورها و اطمینان یافتن از نوع و کیفیت محصولات خریداری شده، مبالغ چک های صادره برای تامین کنندگان و صحت آنها را کنترل می کند..